BEST GURUP İNŞ. KARGO TAŞ. TUR. OTO. TEKS. GID. REK. SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. Amaç ve Kapsam
Bu politikanın amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuat uyarınca, BEST GURUP İNŞ. KARGO TAŞ. TUR. OTO. TEKS. GID. REK. SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. ("Şirket") tarafından yürütülen lojistik, kargo taşıma ve e-ticaret entegrasyon faaliyetleri kapsamında elde edilen kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ve işlenme amacı ortadan kalktığında hukuka uygun olarak imha edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Bu politika, Şirketimizin tüm departmanlarını, şubelerini, acentelerini ve çalışanlarını kapsar.
2. Kayıt Ortamları
Müşterilerimize, iş ortaklarımıza ve çalışanlarımıza ait kişisel veriler, Best Kargo bünyesinde güvenli bir şekilde iki ana ortamda saklanmaktadır:
-
Elektronik Ortamlar: Kargo operasyon yazılımları (ERP/CRM), bulut sunucular, çağrı merkezi ses kayıt sistemleri, e-posta sunucuları, e-ticaret API entegrasyon veri tabanları ve bilgi güvenliği cihazları.
-
Fiziksel Ortamlar: Şube ve acente arşivleri, basılı kargo teslimat tutanakları, sevk irsaliyeleri, faturalar ve kilitli dolaplar.
3. Saklama ve İmha Nedenleri
-
Saklama Nedenleri: Kişisel veriler; taşıma sözleşmelerinin kurulması ve ifası, Türk Ticaret Kanunu (TTK), Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Karayolu Taşıma Yönetmeliği'nden doğan yasal saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, olası uyuşmazlıklarda (hasar tazmini vb.) delil olarak kullanılması amacıyla saklanmaktadır.
-
İmha Nedenleri: İşlenmesini gerektiren hukuki veya operasyonel amacın tamamen ortadan kalkması, yasal saklama sürelerinin dolması veya açık rızaya dayalı işlemlerde veri sahibinin rızasını geri çekmesi durumunda kişisel veriler imha edilir.
4. Kargo Sektörüne Özel Örnek Saklama Süreleri
Best Kargo operasyonları kapsamında işlenen bazı temel verilerin yasal saklama süreleri şu şekildedir:
-
Fatura, Sevk İrsaliyesi ve Teslimat Tutanakları: Yasal uyuşmazlıklar ve mali denetimler sebebiyle 10 yıl.
-
Müşteri Talep, Şikayet ve Çağrı Merkezi Ses Kayıtları: Hizmet kalitesinin ölçümü ve uyuşmazlık çözümü amacıyla 3 yıl.
-
Şube ve Aktarma Merkezi Güvenlik Kamerası Kayıtları: Güvenlik ihlallerinin tespiti amacıyla kapasiteye bağlı olarak 30 gün ila 6 ay.
-
Sürelerin bitimini takip eden ilk periyodik imha döneminde veriler resen imha edilir.
5. İmha Yöntemleri
İşleme amacı ortadan kalkan veriler, niteliğine uygun olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle imha edilir:
-
Silme (Deletion): Dijital ortamlardaki (sunucu, bulut, veri tabanı) verilerin, ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
-
Yok Etme (Destruction): Fiziksel evrakların (irsaliye, tutanak vb.) kağıt kırpma makinelerinde geri dönüştürülemeyecek şekilde parçalanması.
-
Anonim Hale Getirme (Anonymization): Verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi (örneğin istatistiksel raporlamalar için).
6. Periyodik İmha Süreleri
Best Kargo, yasal saklama yükümlülüğü sona eren kişisel verileri her yılın Haziran ve Aralık aylarında olmak üzere, 6 aylık periyotlar halinde resen ve kalıcı olarak imha eder. Bu işlemler tutanak altına alınarak en az 3 yıl boyunca saklanır.